Bedre arbeidsflyt med TUDU Flow

 

 

tudu

For å sikre høy kvalitet, sikkerhet og GDPR i kommunikasjon og samhandling med kunder og ansatte på digitale flater, har HMS- og HR-selskapet TUDU, utviklet et nytt system for kvalitetssikring og arbeidsflyt, TUDU Flow.

 

Profesjonalitet og sikkerhet

Magnus Haugerud er daglig leder i Saga Regnskap i Hønefoss. Han forteller at de har vært med siden oppstart på utviklingen av TUDU Flow. Han mener at verktøyet vil gi dem et stort kvalitetsløft på flere områder i leveransene sine, både når det gjelder sikkerhet og tilgjengeligheten de får gjennom mer effektiv digital samhandling.

– Vi har kommet med innspill underveis for å se hvordan vi kan bruke systemet opp mot våre kunder, og erstatte svakheter med for eksempel bruk av epost. Som regnskapsbyrå jobber vi ofte med lønnsopplysninger og andre sensitive opplysninger. Sikkerhet og sikker fildeling er viktig for oss, sier Haugerud.

– Kryptering av epost kan være komplekst, og det er ikke så gode løsninger for det. Med TUDU Flow har vi testet ut at kommunikasjonen blir mye tryggere både for kundene og oss. Vi skal følge GDPR-lovverket og dette tar systemet hensyn til. Fildeling og kommunikasjon foregår på en trygg og sikker måte i den nye samhandlingsportalen.

– Vi har for eksempel en del arbeidsprosesser der det foregår arbeidsdeling mellom oss og kunder. Dokumenter skal bearbeides for å kjøre lønn og godkjennes av kunden. Dette kan også være prosesser som går over tid der vi skal følge tidsfrister. Vi ser at Flow-systemet gjør alt dette arbeidet enklere, tryggere og mer effektivt, blant annet gjennom chat og sikker fildelingsløsning, sier Haugerud.

Saga Regnskap har tilgang til et stort nettverk og kompetansemiljø, og er opptatt av at kundene skal oppleve trygghet og god service. De tilstreber å ha samarbeidspartnere som gjør det mulig å levere komplette løsninger for økonomi, lønn og HR.

Lettere å være tilgjengelig

Haugerud mener at Flow-systemet absolutt skaper økt kvalitet i kommunikasjonsprosessen med kunden.

I tillegg til sikkerhet og kvalitet, handler Flow-systemet om å tilby en økt tilgjengelighet gjennom digital samhandling. Det finnes en chat-løsning og et varslingssystem som sier fra dersom oppgaver blir liggende uløst.

– En stor utfordring vi hadde tidligere var for eksempel ved uplanlagt fravær og sykefravær. Da kunne oppgaver bli liggende uløst fordi eposten ikke ble sjekket. Dette unngår vi nå ved at systemet varsler om uferdige oppgaver. Det går et varsel til nærmeste leder slik at lederen kan sette inn ressurser, sier Haugerud.  

– Dette medfører at vi kommer til å ha mye bedre kontroll på arbeidsprosessen til enhver tid og effektiv tilgang til oppgavene. Vi unngår at ting stopper opp fordi noen er syke. Tilgjengelighet og transparens er to styrker ved systemet vi setter stor pris på. Dette kommer kundene våre til gode og gir et høyere servicenivå.

Test Tudu Flow gratis, fyll ut skjema og motta pålogging som inkluderer opplæringsvideoer

 

Kan forbedre internkommunikasjonen

TUDU Flow har også en styrke når det gjelder intern kommunikasjon og bruk internt i virksomheten. Det kan brukes til å kommunisere på tvers av avdelinger og prosjekter.

– Systemet kan også bruke internt og vil sikre bedre kommunikasjon og oppfølgning av interne arbeidsprosesser. Vi ser at vi får en ryddighet i rutiner på tvers av forskjellige oppdrag.

– Pilotprosjekter og pilotkunder sikrer videre kvalitet i verktøyet, der vi utspiller ulike scenarioer og tester løsningen opp mot ulike behov. Da ser vi om det skal gjøres flere justeringer underveis, avslutter Haugerud.

Haugerud tror at mange konsulentbedrifter vil ha nytte av verktøyet ettersom portalen gjør samhandling og fildeling mer sikkert og effektivt. Portalen kan dessuten bidra til å forbedre alt som handler om sikkerhet og kvalitet i interne forretningsprosesser.

Se TUDU Flow her!

Tilpasser løsningen til unike behov

Som det ligger i navnet, vil TUDU Flow bidra til bedre arbeidsflyt i ulike arbeidsprosesser og i kommunikasjon med kunder. GDPR-lovverket og sikkerheten ivaretas ved bruk av digitale flater for kommunikasjon.

TUDU er et selskap som gjennom mange år har drevet med HMS og kvalitetskontroll. De har i flere år hjulpet bedrifter med HMS, HR og administrasjon. Nå har de lansert et helt nytt system for kvalitetskontroll og arbeidsflyt.

– Hensikten er å forbedre kommunikasjon og arbeidsflyt gjennom en samhandlingsportal som bidrar til enkel oppgavestyring og kommunikasjon for ansatte og kunder, forteller Ole Wormdal, daglig leder i TUDU.

Systemet har et eget dokumentsenter med muligheten for dokumentdeling og elektronisk signering, noe som gjør det effektivt i mange arbeidsprosesser. Det vil være en egen kommunikasjonsplattform med sømløs kommunikasjon.

– Vi bidrar med å tilrettelegge for et komplett oppsett og tilpasser løsningen til ulike bedrifters behov og rutiner. Det vil også være kursing og support i hele leveringsperioden, avslutter Wormdal.


Test Tudu Flow gratis, fyll ut skjema og motta pålogging som inkluderer opplæringsvideoer

 

Les mer om TUDU Flow her!

Les mer om Saga Ringerike her!

Eller ta kontakt med Ole Wormdal på telefon 926 56 752 eller ow@tudu.no

tudu 2.jpg