Internkontroll handler om de prosesser og rutiner en virksomhet iverksetter for å sikre at de driftes i henhold til gjeldende regelverk. Internkontroll er ikke bare et sett med regler, men en kontinuerlig prosess som involverer alle i organisasjonen, fra ledelsen til den enkelte ansatte.

Mens lover som Opplæringsloven, Helseloven og Personopplysningsloven stiller krav til internkontroll innenfor sine respektive fagområder, utgjør Internkontrollforskriften den sentrale forskriften. Denne pålegger alle virksomheter, uavhengig av størrelse, å implementere et system for internkontroll med et primært fokus på HMS.

Hva er internkontrollforskriften?

Internkontrollforskriften krever at alle virksomheter, uavhengig av størrelse, skal ha et system for internkontroll for å sikre et trygt og godt arbeidsmiljø og for å forebygge ulykker og skader.  Forskriften tredde i kraft 1. januar 1997 og er hjemlet i arbeidsmiljøloven og brann- og eksplosjonsvernloven.

Internkontrollforskriften konkretiserer kravene til HMS-arbeid som innebærer at virksomheter må ha på plass rutiner og prosesser for å:

·         Planlegge: Sette mål for HMS-arbeidet og bestemme hvordan disse skal nås.

·         Gjennomføre: Iverksette de planlagte tiltakene.

·         Kontrollere: Vurdere om målene nås og om tiltakene er effektive.

·         Forbedre: Gjennomføre nødvendige korrigeringer og forbedringer.

Hvorfor er internkontroll viktig?

God internkontroll er avgjørende for en virksomhets suksess og bærekraft. Her er noen av de viktigste grunnene:

·         Forebygger feil og avvik: Ved å ha gode rutiner og kontrollmekanismer på plass, reduseres risikoen for at ting går galt. Dette kan spare virksomheten for betydelige kostnader og omdømmetap.

·         Sikrer overholdelse av lover og regler: Internkontroll hjelper virksomheten med å navigere i et komplekst lovverk og sikrer at den opererer i henhold til gjeldende regelverk.

·         Fremmer effektivitet: Tydelige og definerte prosesser og ansvarsfordeling bidrar til en mer strømlinjeformet og effektiv drift.

·         Bidrar til et trygt arbeidsmiljø: Spesielt innen HMS er internkontroll viktig for å identifisere farer, vurdere risiko og iverksette tiltak som beskytter de ansattes helse og sikkerhet.

·         Skaper tillit: God internkontroll gir interessenter som kunder, samarbeidspartnere og myndigheter tillit til at virksomheten er velstyrt og pålitelig.

·         Muliggjør kontinuerlig forbedring: Gjennom systematisk overvåking og evaluering av internkontrollen, kan virksomheten identifisere områder som kan forbedres.

Det digitale HMS-systemet Tudu Compliance som et hjelpemiddel

Tudu Compliance er et svært effektivt verktøy for å håndtere og forbedre internkontrollen i virksomheten. Her er noen av fordelene:

·         Sentralisert informasjon: All relevant HMS-dokumentasjon, som risikovurderinger, prosedyrer, sjekklister og avviksrapporter, samles på ett sted. Dette gjør det enkelt å finne informasjon og sikrer at alle har tilgang til de nyeste versjonene.

·         Enklere rapportering og oppfølging: Enklere å registrere hendelser, melde avvik og følge opp tiltak. Dette gir en bedre oversikt over HMS-arbeidet og bidrar til raskere håndtering av problemer.

·         Automatisering av oppgaver: Automatisering av påminnelser om for eksempel periodiske kontroller, opplæring eller vedlikehold. Dette sikrer at viktige oppgaver ikke blir glemt.

·         Bedre kommunikasjon og samarbeid: Forbedret kommunikasjonen mellom ledelse, verneombud og ansatte ved å gjøre informasjon lett tilgjengelig og ved å legge til rette for dialog rundt HMS-relaterte saker.

·         Tilgjengelighet: Informasjon er tilgjengelig uansett hvor man befinner seg, via mobil, PC eller tablet. Dette er spesielt nyttig for virksomheter med flere lokasjoner eller ansatte som jobber ute i felt.

Konklusjon:

Internkontroll er en fundamental del av god virksomhetsstyring og er essensielt for å sikre en trygg, effektiv og lovlydig drift. Et digitalt HMS-system er et kraftfullt verktøy som kan forenkle, effektivisere og forbedre arbeidet med internkontroll knyttet til HMS. Ved å ta i bruk moderne teknologi kan virksomheter lettere oppfylle lovkrav, redusere risiko og skape en bedre arbeidsplass for alle.