Som en integrert del av det systematiske HMS-arbeidet, er det en lovpålagt plikt for alle bedrifter å etablere gode rutiner for å avdekke, følge opp og forebygge avvik som kan oppstå i den daglige driften. Begrepet "avvik" favner vidt, og kan inkludere alt fra alvorlige hendelser som ulykker og skader, til mer systemiske mangler som utilstrekkelig eller manglende verneutstyr, samt forhold som påvirker arbeidsmiljøet negativt, eksempelvis ansatte som eksponeres for et nivå av støy eller vibrasjoner som overskrider de fastsatte grenseverdiene.

Implementeringen av et digitalt avvikssystem representerer en betydelig forbedring i håndteringen av slike avvik. Et slikt system skaper et sentralisert og brukervennlig miljø hvor registrering og oppfølging av avvik blir en enkel og smidig prosess. Ved å gi alle ansatte i bedriften tilgang til dette systemet, uavhengig av deres posisjon eller avdeling, sikrer man at potensielle problemer og forbedringsområder kan meldes fra alle deler av virksomheten. Dette bidrar til en mer omfattende og nøyaktig oversikt over de reelle utfordringene og det latente forbedringspotensialet som finnes i bedriften.

Videre er avvikssystemet tilpasset bruk på mobile enheter. Denne fleksibiliteten betyr at ansatte kan registrere avvik umiddelbart når de observeres, så lenge de har tilgang til internett. Dette eliminerer forsinkelser og sikrer at viktig informasjon ikke går tapt. Den kontinuerlige datainnsamlingen som et digitalt avvikssystem muliggjør, gir ledelsen et verdifullt beslutningsgrunnlag for å iverksette målrettede tiltak, prioritere ressurser og kontinuerlig forbedre sikkerheten, miljøet og det generelle arbeidsmiljøet i bedriften. Et effektivt avvikssystem er dermed en kritisk komponent i et proaktivt og forebyggende HMS-arbeid.