Håndbøker og rutiner utgjør er selvet navet i bedriftens interne styringssystem. De inneholder viktig informasjon om gjeldende retningslinjer, lover, regler, og detaljerte prosedyrer for hvordan ulike oppgaver skal utføres. Disse dokumentene sikrer konsistens, kvalitet og etterlevelse på tvers av organisasjonen.

Tradisjonelt sett har slike dokumenter ofte befunnet seg i fysiske permer, på felles servere, eller kanskje "gjemt" i ulike digitale mapper, noe som kan gjøre det tidkrevende og frustrerende for ansatte å finne den informasjonen de trenger når de trenger den mest. Dette kan føre til ineffektivitet, feil og i verste fall manglende overholdelse av viktige retningslinjer.

Tudu Compliance løser dette problemet ved å tilby en sentralisert og lett tilgjengelig plattform for alle dine håndbøker og rutiner. Ved å laste opp disse dokumentene i systemet, gjør du dem umiddelbart tilgjengelig for alle ansatte, uansett hvor de befinner seg eller hvilken enhet de bruker. Dette sikrer at viktig informasjon aldri er lenger unna enn et raskt søk.

Eksempler på håndbøker og rutiner du kan laste opp inkluderer:

• HMS-håndbok: Essensiell for å sikre et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø, inneholder retningslinjer for sikkerhet, helse og miljø.

• Personalhåndbok: (Inkludert i Tudu Compliance) Gir ansatte informasjon om deres rettigheter og plikter, bedriftens kultur, personalpolitikk og praktiske forhold rundt ansettelsen.

• Lederhåndbok: Gir ledere veiledning i deres rolle, ansvar, og hvordan de skal håndtere ulike ledelsesrelaterte oppgaver og situasjoner.

• Rutiner for bruk av utstyr: Sikrer korrekt og sikker bruk av maskiner og annet utstyr, reduserer risiko for ulykker og driftsstans.

• ...og mange andre dokumenter som er spesifikke for din virksomhet.

Dersom dere har behov for å opprette nye håndbøker og rutiner, står vårt team klare til å bistå dere i denne prosessen. Vi kan hjelpe dere med å strukturere informasjonen, formulere klare og tydelige retningslinjer, og sikre at dokumentene er i tråd med gjeldende lover og forskrifter.

For å sikre at sensitiv informasjon kun er tilgjengelig for de som trenger den, tilbyr systemet avanserte muligheter for tilgangsstyring. Dette betyr at du kan definere nøyaktig hvilke ansatte eller grupper som skal ha tilgang til de ulike håndbøkene og rutinene.

I tillegg kan systemet kreve elektronisk signatur fra ansatte som bekreftelse på at de har lest og forstått innholdet i en spesifikk håndbok eller rutine. Dette gir en dokumentert oversikt over at informasjonen er formidlet og akseptert, noe som er spesielt viktig for HMS-relaterte dokumenter.

Ved å digitalisere og sentralisere håndbøker og rutiner i vårt system, oppnår dere:

• Enkel og rask tilgang til viktig informasjon for alle ansatte.

• Bedre oversikt og kontroll over bedriftens styrende dokumenter.

• Sikre etterlevelse ved at ansatte har lett tilgang til gjeldende retningslinjer.

• Redusert papirbruk og en mer miljøvennlig drift.

• Mulighet for dokumentasjon på at informasjon er lest og forstått.