GDPR er et lovkrav som særlig berører virksomheter som jobber med sensitive opplysninger, som for eksempel regnskapsførere. Det har vært en stor utvikling innenfor avansert datakriminalitet, noe som berører ulike arbeidsprosesser.
Daglig leder i TUDU, Ole Wormdal forteller at de med systemet TUDU Flow ønsker å gi kundene både sikker fildeling og sikkerhet i sine kommunikasjonsprosesser, samtidig som de får økt gevinst med arbeidsflyt og kontroll på ulike arbeidsprosesser. Verktøyet har blitt svært populært i en rekke bransjer, særlig hos regnskapsførere og lignende roller der de behandler sensitive opplysninger på nett sammen med kunder.
Sikker fildeling på nett
– Som det ligger i navnet er tanken først og fremst at systemet skal gi kundene våre bedre flyt i ulike arbeidsprosesser, både internt og eksternt. I tillegg er det i dag et stort behov for sikker fildeling og sikker kommunikasjon, der man beskytter sensitive opplysninger på nett. Typisk er regnskapsførere og andre roller som behandler og sender sensitive opplysninger via digitale kommunikasjonsflater, sier Wormdal.
Teknologien utvikler seg raskt og trusler på nett er blitt mer avanserte. Forbrukere og leverandører er blitt mer sårbare. Alle som jobber med personsensitive opplysninger, er ekstra utsatt. Dette kan være regnskapsførere og andre som behandler kundedata, lønnsdata eller personaldata.
– Kommunikasjon og samhandling blir bedre med TUDU Flow fordi det gir en enklere, tryggere og mer effektiv oppgavestyring. Systemet er enkelt å bruke og gir god oversikt over ulike prosesser.
Fikk en ny opplevelse av trygghet
En av kundene til TUDU som jobber innenfor regnskap kunne fortelle at de fikk en helt ny opplevelse av trygghet etter de begynte å bruke TUDU Flow. Det ble mye tryggere for kundene deres å sende informasjon, og for regnskapsfører å dele dokumenter og be om opplysninger i Flow.
Behandling av sensitive opplysninger på nett krever full sikkerhet. Det viser at bedriften er seriøs, tenker langsiktig og følger lovverket, og tar kundene sin sikkerhet på alvor. Regnskapsfører trenger et sikkert system. Det beskytter kundene og bidrar til leverandørens profesjonelle omdømme.
Sensitive opplysninger innbefatter for eksempel:
1 Personalopplysninger
2 Lønnsdata
3 Regnskapsinformasjon
4 Fakturainfo, ordreinfo
5 Kundelister og kundenummer
6 Anbudsdokumenter
Dette er sensitiv informasjon som trenger sikre prosedyrer for håndtering. Regnskapsførere har et etisk ansvar for trygge arbeidsprosesser i kommunikasjon med kunder. TUDU Flow kan gjøre kommunikasjon med kunder tryggere, og i tillegg er det effektivt og enkelt å håndtere systemet.
Unngå at eposter blir liggende ulest
Å bruke epost og vedlegg kan virke lettvint, men øker risikoen for trusler på nett, i tillegg til at eposter kan bli liggende ulest når noen blir syke.
– Utfordringen med bruk av epost er, i tillegg til risikoen for trusler, at oppgaver kan bli liggende uferdige i arbeidsprosessen hvis ansvarlig bli syke. Varslingssystemet i TUDU Flow ordner det slik at når en ansatt er borte går varselet videre til neste ledd i organisasjonen, sier Wormdal.
– Varslingssystemet og kontroll på arbeidsoppgavene styrker kundeservicen og man unngår unnskyldninger til kunder som ikke blir fulgt opp. Ledere eller andre ansvarlige kan fange opp uferdige oppgaver i systemet og man slipper konsekvensene av at eposter blir liggende ulest.
Dekker både interne og eksterne prosesser
– Samhandlingsportalen i Flow gjør det mulig å effektivt kommunisere med ulike grupper du setter opp i systemet. Det kan også gjøre regnskapsfører og leverandører mer tilgjengelige for kundene og sørge for at ikke noe blir glemt. For eksempel vil en medarbeider slippe å gå rundt å huske på alt de skal gjøre. Det finnes også et dokumentsenter med mulighet for elektronisk signering.
Systemet Flow gjør at både sikkerhet, kvalitet og service bedre ivaretas, både internt og eksternt. Når det kommer til interne arbeidsprosesser, har TUDU Flow hjulpet flere av kundene med bedre kvalitet og flyt i arbeids- og kommunikasjonsprosesser. Det finnes også en chat-funksjon som mange har nytte av. Med TUDU Flow kan du være sikker på at du følger GDPR-lovverket og får bedre kontroll på arbeidsprosesser internt og eksternt.
Book et teamsmøte om Flow her
Eller ta kontakt med Ole Wormdal på telefon 926 56 752 eller ow@tudu.no
Når du trykker "Send", vil du bli videresendt til en side hvor du må verifisere at du ikke er en robot.